miércoles, 30 de enero de 2013

Cuando ciertos procesos administrativos no aportan valor

En el contexto actual, dónde la crisis económica está provocando que el Gobierno opte por los recortes en el funcionariado, vale la pena ver este corto de 3 min. aproximadamente y reflexionar un poco.


Aunque de forma exagerada y caricaturizada, este cortometraje nos muestra cómo funcionan o han estado funcionando hasta hace relativamente poco, muchos de los procesos administrativos que se llevan a cabo en nuestro país.

Me gustaría pensar que no se están limitando únicamente a dar tijeretazos a diestro y siniestro, sino que también se están planteando eliminar o reducir todas aquellas actividades que no aportan valor en los procesos administrativos.

Es cierto que con la implantación en diferentes comunidades autónomas de la tramitación on-line, uno se puede ahorrar algunos desplazamientos tediosos e infinitas esperas para obtener algún impreso pero aún existen muchos trámites que no tienes más remedio que hacer en persona.

Hay casos, en los que la automatización se ha limitado a ejecutar el proceso actual en una plataforma de Internet, pero conservando las peticiones inútiles de documentos, las idas y venidas para conseguir los certificados de otras administraciones… En otros, lo que a priori parece que debía tardar unos segundos (imprimir un certificado de Hacienda o la Seguridad Social) requiere varios días de espera para que llegue por correo ordinario… En muchos, nos siguen solicitando información que ya poseen pero que necesitan incorporar a cada expediente (escrituras, poderes, etc.).

Cuando debemos resolver el trámite en persona, es aún peor, sería mucho más ágil disponer de una información correcta y detallada de todos los pasos e impresos que se deben realizar y rellenar, que todos los pasos se puedan realizar en un único espacio o ventanilla y que todos los impresos se puedan rellenar en la misma. Pero lo más importante de todo sería analizar cuántos de estos impresos son realmente necesarios, por qué debemos hacer fotocopias de algunos de ellos y cuánta de la información que nos solicita la Administración no está ya en sus bases de datos. Al menos para ahorrarnos el oír respuestas cómo “vuelva usted mañana con el impreso que encontrara en la planta quinta ventanilla 2” o “lo siento mucho pero aquí no hacemos fotocopias, vaya a la papelería de enfrente y regrese a la cola”…

Es cierto que la función pública ha mejorado mucho y que el funcionario del video es sólo “una especie extinguida” hace años pero los procesos siguen en muchos casos vivos… Sólo un dato que escuché en la radio: Crear una empresa en España supone 28 días de espera como media. ¡En EEUU el trámite está terminado en un solo día!

Así que lo que refleja este corto no es otra cosa que la excesiva burocracia que existe en nuestro país. Y si tenéis tiempo vale la pena leer alguno de los comentarios que aparecen debajo y comprobar que según parece, en otros países como UK, Bélgica o Grecia están igual…mal de muchos consuelo de tontos…

Para resolver este tipo de ineficiencias existe el enfoque de gestión Lean que se centra en eliminar todo aquello que no aporta valor (sean documentos, pasos innecesarios dentro de un proceso, etc.) no sólo en la Administración sino en cualquier proceso de oficinas. Te invitamos a que visites el siguiente post referente a los mudas típicos que se generan en un entorno administrativo.


Sol Magarolas

jueves, 17 de enero de 2013

Los Reyes Magos: Un negocio ruinoso. ¿O no?

Pasadas ya las Navidades, y vueltos a la cruda realidad, no se muy bien por qué me ha sobresaltado un pensamiento extraño.

Imagina que alguien te ofrece invertir en una compañía que concentra todo su negocio en una sola noche al año. En esta noche, desde que los niños se van a la cama hasta que despiertan sobre-excitados a las 7 de la mañana debe generar todas sus ventas. Para complicarlo aún más, la distribución debe hacerse puerta a puerta, o mejor dicho personalizando la entrega en el salón y junto a los zapatos. No fabrica nada. Sólo compra y distribuye.

A priori, se me ocurre un rechazo a la inversión... Veo problemas de circulante, los regalos deben comprarse mucho tiempo antes de su distribución, de su picking, de envolverlos de acuerdo con los hábitos de los clientes. Sin duda un problema serio de tesorería. En cuanto a la estacionalidad, toda la distribución concentrada en una noche... No estoy seguro de si habrá una forma de gestionar esta plantilla, el alta en la Seguridad Social de miles de personas para el almacén, distribución, etc. Los costes de formación para una sola noche de trabajo...

Bueno, vale, todos sabréis ya que me refiero a los Reyes Magos. Ante esta perspectiva de "negocio" yo no hubiese invertido. Y sin embargo son una "empresa" con 2000 años de antigüedad... Es cierto que no conozco su cuenta de resultados, pero no debe ser mal negocio cuando hace menos de 100 años les salió una competencia vestida de rojo, y recientemente algunas más...

¿Cómo se puede hacer que un negocio así sea "rentable"?

Se me ocurren varios motivos por los que esto ocurre:

  1. La misión y visión son claras, coherentes y constantes a lo largo de siglos. Todos los empleados las conocen al dedillo, las comparten y las han hecho suyas. Generan ilusión. La Dirección a pesar de ser extraña (hoy en día no se estilan los triunviratos) esta perfectamente coordinada, alineada. Algunos son más de Melchor, otros de Gaspar y otros de Baltasar, pero todos respetan a los tres y nunca se ha oído criticar sus decisiones.
  2. La plantilla que se ocupa de comprar, envolver, almacenar, presentar, etc. tiene probablemente el grado de motivación más alto que podemos imaginar: Hacer felices a sus hijos. Su compromiso con el "negocio" es extremo. Se desplazan a completar los "pedidos" en medio de la noche. Y son capaces de pasar una hora montando la nave espacial de LEGO con más de 500 piezas todas iguales (sólo superado por un mueble de Ikea).
  3.  La organización de la "compañía" tampoco tiene desperdicio... Se ha descentralizado completamente la gestión de manera que dos "empleados" se ocupan de la recogida de pedidos, la compra, etc. Manejan sus finanzas como si el "negocio fuera suyo". Toman decisiones al nivel más bajo. Orientan todas sus decisiones cada instante al objetivo: La felicidad de sus hijos.
  4. El marketing es modélico, basta con ver una silueta de tres ancianos montados en camello para que todos sepamos lo que ocurre. Su entrada en cualquier pueblo o ciudad desata la alegría total en los clientes que perciben valor incluso cuando no reciben el pedido que solicitaron. 
Y seguro que se pueden escribir muchos otros por los que se repite cada año... Ah bueno si, ¡que son Magos!

Hace tiempo cayó en mis manos un libro titulado "Ponga Magia en su Empresa" de Lee Cockerell, en el que describen las estrategias de sentido común desarrolladas en Walt Disney. El primer capítulo comienza con el principio que se enseña a todos los que trabajan en el World Resort: "No es la magia lo que hace que todo funcione sino que es nuestro modo de trabajar lo que origina la magia."

Pues eso, como los Reyes Magos. Y tan distinto a nuestras empresas...

Ignacio Tornos

martes, 8 de enero de 2013

Kilian Jornet, una forma distinta de enfrentarse a los retos

Cada año empezamos el mes de enero cargados de buenas y nuevas intenciones. Algunas las cumplimos durante el año, pero otras se quedarán para llenar la lista del próximo 1 de enero. Seguro que algunas de estas intenciones supondrán cambiar hábitos (por ejemplo, hacerse un zumo de naranja natural para los desayunos), y en otros casos estos propósitos serán un gran reto (ejemplo: dejar de fumar o subir una montaña). Para el cambio de hábitos, dicen que lo ideal es repetir un comportamiento durante 30 días para que se convierta en una costumbre. En el caso de los retos, creo que lo mejor es fijarnos en como los grandes deportistas se enfrentan a ellos.

Uno de los deportistas españoles menos conocidos pero que más logros ha conseguido en su vida es Kilian Jornet (www.kilianjornet.cat), un amante de los deportes de montaña. A sus 25 años, ha logrado en diversas ocasiones ser campeón del mundo en carreras de montaña, ha ganado la Ultra Trail Mont Blanc de los últimos años, y tiene diversos récords en ascensos y descensos de montañas como el Kilimanjaro. Sin embargo, lo que más me fascina de él es su filosofía de entender la vida y amar la montaña.

Kilian cree en valores como la responsabilidad, la simplicidad y la lucha. Es de los que piensa que cuando las emociones se comparten, no se suman sino que se multiplican. Define el éxito como disfrutar con lo que haces. Admira la gente que es honesta consigo misma. Y una frase que le inspira es «Solo una cosa vuelve un sueño imposible: el miedo a fracasar» (Paulo Coelho). Para conocer qué tipo de persona es, os animo a leer esta entrada que publicó hace años pero que muestra que además de ser un gran atleta, es una gran persona.

Hace años que practico deportes de montaña y, al igual que Kilian, he aprendido a enfocar la vida, los retos personales que surgen y los proyectos profesionales como el ascenso a una cumbre:
  • Lo primero, aunque sea obvio, es bueno recordar que el reto debe ser alcanzable (en objetivos y plazos) y su consecución ha de depender solamente de nuestro trabajo. Lo mejor es partir el reto en pequeños hitos. Por ejemplo, qué sentido tendría plantearnos el reto de crecer 3 cm antes del verano cuando no podemos hacer nada para conseguirlo; cuando nos midiéramos en julio sólo conseguiríamos frustrarnos. Sin embargo, para crecer debemos estar sanos y algo que sí que podemos plantearnos es: a) comer de forma equilibrada y b) salir a correr 3 veces por semana.
  • Asociado al punto anterior, cada vez que iniciamos un reto, es bueno planificar un guión para conseguirlo. En el caso de la montaña, debemos pensar que ruta seguir, cuando la haremos y que equipación llevaremos. Sin embargo, surgirán imprevistos y deberemos ser flexibles, creativos y replanificar el guión. Así que cada excursión o cada proyecto además de requerir programación, estandarización, entrenamiento y técnica, necesita "arte", inspiración y don.
  • A menudo, subir zigzagueando las montañas es la forma de llegar en condiciones a la cima; nos permite allanar la subida y disfrutar del camino. En otras ocasiones, un peñasco o un río harán que debamos retroceder y buscar un nuevo sendero para vadearlo. Es importante recordar que no siempre el sendero más directo es el más rápido.
  • La montaña me ha enseñado valores como la perseverancia, la paciencia y la sensatez. Para conseguir el reto, es importante prepararse y trabajar la ascensión, pero hay veces que cuando el día no acompaña o realmente no estás preparado, es mejor dejar la cima para la próxima ocasión. Las montañas siempre estarán allí. El fracaso no es no coronar una montaña o no conseguir tu reto, sino no ser capaces de intentarlo.
  • Con los retos aprendemos que somos más fuertes de lo que pensamos. Las nuevas circunstancias nos obligan a salir de nuestra "zona de confort", vencer el miedo a lo desconocido, crecernos ante las adversidades y comprobar que podemos lograr cosas que ni imaginábamos.
  • "La montaña, el deporte y la vida son siempre un trabajo de equipo, donde cada uno pone su grano de arena para que la aventura tenga éxito”. Unos aportan conocimiento, otros experiencia, otros entusiasmo... y todos aportan compañerismo. Toda excursión o todo proyecto conlleva riesgos y sin la implicación y el compromiso del equipo, sería imposible superarlos.
  • Kilian, en su libro Correr o morir comenta que llegar el primero en una carrera no siempre supone sentirse ganador, ya que ganar es lograr alcanzar tu reto. Cada uno debe ponerse sus propios retos y buscar una motivación intrínseca para lograrlos. Cito textualmente “He visto a grandes ganadores, a personas que se han vencido a sí mismas y que han cruzado la línea de llegada llorando, sin fuerzas, pero no por el agotamiento físico, que también, sino sobre todo por haber logrado terminar aquello que ellos sabían que en el fondo sólo era fruto de sus sueños” “Ganar es vencerse a uno mismo. Vencer a nuestro cuerpo, nuestros límites y nuestros temores. Ganar significa superarse a uno mismo y convertir los sueños en realidad”.

Ahora Kilian está inmerso en un nuevo reto, el proyecto "Summits of my life", donde durante 4 años tratará de subir y bajar lo más rápido posible algunas de las montañas más espectaculares del mundo, buscando sus límites, con simplicidad, en silencio, con esfuerzo y con aprendizaje. A Kilian, a Lalo y a todos los que este año tengáis nuevos retos, os animo a luchar por ellos.



Emma Giralt