viernes, 21 de diciembre de 2012

FELICES FIESTAS

Desde Leanauren te deseamos una Feliz Navidad y un prospero año nuevo.


Haz click en la imagen para ver nuestra felicitación, y no te olvides de recoger tu
REGALO DE NAVIDAD



Haz click aquí si no visualizas correctamente la felicitación

miércoles, 12 de diciembre de 2012

La música, los procesos y la estandarización

No es la primera vez que escribo sobre música y estandarización. Música y Lean. Pero esta vez tiene un significado muy especial.


Hoy 12.12.12 he tenido mi primera audición en la escuela de música de Torrelodones. Después de dos años de piano, el resultado ha sido bueno (a mi hija, a mi mujer y a mi suegra les ha gustado...). Pero lo mejor de todo ha sido lo que he aprendido en la audición.

La pieza que he interpretado es un arreglo sencillo, a cuatro manos, del famoso Adagio de Albinoni. Llevo trabajando en ella casi desde final de octubre... Es la primera vez que por tocar a cuatro manos me he visto forzado a ser verdaderamente riguroso en la medida (hay que tocar respetando el ritmo y la medida de forma rigurosa para ir sincronizados). Y ha costado aplicar las reglas. Sin embargo, he sido capaz de que gracias a la actuación de Eva, mi profesora, el resultado haya sido bueno... (en el video hay solo unos segundos para que se pueda ver...)

video


Y sin embargo, cuando repaso la grabación, soy capaz de detectar al menos tres errores. El primero un error de medida, entro tarde. El segundo, una nota en falso, un fa en lugar de un mi. El tercero una pérdida, me despisto y durante un segundo pierdo la concentración dejando de tocar. Y en los tres casos ocurre lo mismo, soy capaz de recuperar la melodía y continuar. A la salida, todos comentan lo bien que he tocado. Mitad amabilidad, pero la otra mitad quiero pensar que no lo he hecho mal.

Y reflexionando sobre ello, he llegado a la conclusión de un valor nuevo de la estandarización. Habitualmente pensamos en la estandarización como la definición de un proceso para ejecutarlo de la mejor forma que conocemos, de hacerlo repetitivo y con la mayor calidad. Pero hay otro aspecto aún más importante que he descubierto hoy:

  • La estandarización nos permite saber cuándo las cosas no van bien. Nosotros y los que conocen el estándar, en este caso Eva, somos capaces de reconocer los errores.
  • Pero además, el hecho de tener un estándar permite retomar el camino. No importa que haya equivocado una nota, no importa un pequeño error, antes de que se convierta en desastre puedo retomar el camino. 
  • Y aún mucho más importante, la existencia de un estándar hace que Eva intuya por dónde retomaré el camino de manera que la vuelta sea a la vez. En equipo. (Para mi orgullo personal, en uno de los ensayos Eva fue la que se equivocó y yo fui capaz de ayudar a retomar el camino).

Así que además de lo que ya sabía de los estándares en cuanto a su valor para eliminar variabilidad o para hacer posible la creatividad etc. (Ver mi entrada en el Blog de la Fundación Humanismo y Eficiencia o la Antonio Burgueño en nuestro blog), hoy he descubierto que el estándar no sólo permite reconocer los errores de forma temprana, sino que permite corregirlos, y además hacerlo en equipo...

Y esto es aplicable a cualquier proceso, en la industria, en la sanidad, en las oficinas... Sólo si un piloto tiene estandarizado el procedimiento de despegue, o un médico el procedimiento quirúrgico, o cualquiera de nosotros el trabajo en la oficina seremos capaces de identificar y corregir lo errores y hacerlo de forma sincronizada con el resto del equipo. 

Sin duda una de las mejores cosas que he hecho últimamente es empezar a tocar el piano.

Ignacio Tornos

lunes, 3 de diciembre de 2012

No es el iPad sino Deming

En mi última entrada hace unas semanas, expliqué mi forma de utilizar el iPad para organizar el trabajo no estándar en la oficina. Es decir, todas esas tareas no repetitivas que nos llegan a miles… Estoy convencido en que el secreto está en utilizar distintas Apps y conectarlas entre ellas con un proceso de trabajo.
Evermeeting® es una gran aplicación para gestionar las reuniones, no para planificarlas sino para ser eficiente y eficaz durante las reuniones. Pero sólo es realmente útil cuando se integra con otras Apps como Toodledo®, Evernote®, etc. Sin quitarle mérito a las aplicaciones, sólo si se integra toda la información, se consigue eliminar los “MUDAS” (Desperdicios) de la gestión de las tareas en la oficina.

En la anterior entrada, terminé con una lista de tareas en Toodledo® (mi gestor de tareas) que se genera a partir de todas las posibles entradas (email, reuniones, llamadas, etc.). Como ya mencioné, me he basado en el método de Robert David Allen llamado GTD. Para explicarlo, vamos a imaginar que llego una mañana a la oficina en la que dedicaré la mayor parte de mi tiempo a ejecutar tareas de mi lista.

A las 8:30, nada más llegar, miro mi agenda para recordar qué reuniones tengo planificadas. Hoy es un día perfecto, sólo tengo una reunión de departamento de 12:00 a 1:00. Aprovecharé y comeré justo después, de 1:00 a 2:00. Así que tengo de 8:30 a 12:00 y de 2:00 a 6:00 para mi trabajo de oficina. Esto supone unas 7 horas de trabajo. Sin embargo, para acomodarme a las interrupciones que seguro tendré, sólo voy a planificar 6 horas de contenido.

Utilizo Toodledo. El elemento clave para esta planificación es el Estado. Es la característica de cada tarea que define cuándo voy a trabajar en ella. Lo primero es ir a las tareas que no tienen estado. Son probablemente las que entraron ayer. Hay tres parámetros que tengo que asignar:

  1. Un nuevo estado que podrá ser: Próxima acción, Planificar o Delegar. Es decir, si debo trabajar en ella hoy mismo, si trabajaré otro día o si le he pedido a alguien que lo resuelva. 
  2. La Fecha de compromiso, es decir cuándo debo tener resuelta la tarea. 
  3. La Duración prevista. Esto no sólo es lo más difícil, sino lo más importante. Y lo es porque ya que el tiempo es lo más importante que debo gestionar, es necesario que lo controle de forma rigurosa. 

A continuación entro en las tareas a planificar y en función de las fechas de compromiso decido en cuáles debo trabajar de forma inmediata. Decido la secuencia de trabajo y asigno horas de inicio para cada tarea.

Hasta ahora nada distinto. Muchos inician este ciclo de planificación y lo dejan al cabo de unos días o unas semanas. ¿Por qué? El problema creo que no está en la planificación sino en la ejecución y en el control. Para ello es imprescindible asignar bien los tiempos de duración de las tareas. Pero como estoy hablando de tareas no repetitivas, esto es difícil, cometemos errores, nos desmotivamos y al final dejamos de hacerlo abandonando la gestión del tiempo.

La clave está en cómo ejecutamos y controlamos. Son ya las 8:45 y tengo mi plan diario. Comienzo a ejecutar las tareas y al empezar cada una inicio el cronómetro de Toodledo. Al terminar lo paro y comparo el tiempo que he dedicado con el planificado. ¿Por qué? ¿Interrupciones? ¿Mala estimación? ¿Problemas inesperados? Esta reflexión rápida e inmediata, permite aprender de los errores de estimación y corregirlos en el futuro.

Al iniciar la siguiente tarea comparo el tiempo planificado con el real. ¿Cuál es la diferencia? ¿Seré capaz en completar el trabajo que he planificado para el día? ¿Debo cambiar el plan del día? ¿Debo eliminar alguna tarea del plan? ¿Dedicar menos tiempo a otra?

Lo que está ocurriendo es que aplico el ciclo de mejora de Deming (Plan – Do – Check – Act) de manera continua, al iniciar el día Planifico. Luego ejecuto el plan (Do). Compruebo los resultados cada vez que cambio de tarea preguntándome por qué ocurren las desviaciones (Check). Por último actúo corrigiendo el plan o pasando a la siguiente tarea.

El aprendizaje de esta forma de trabajar hace que cada día todo el proceso funcione mejor. Al cabo de unas semanas todo funcionará mejor.

 La clave: Deming, rutina, disciplina y rigor. No el iPad.

Ignacio Tornos