martes, 20 de noviembre de 2012

Diccionario para entender la Crisis (...y el rescate). Guía práctica para ayudar a comprender y gestionar mejor la crisis

En estos años estamos viviendo una crisis mundial que afecta duramente al sistema económico y financiero de muchos países.
La televisión y los periódicos nos bombardean cada día con noticias de lo que está pasando en los mercados europeos: spread, prima de riesgo, deuda soberana, agencias de calificación, burbuja inmobiliaria, eurobonos, rescate…son palabras que se repiten continuamente.
Esta “tormenta” económica nos ha obligado a integrar en nuestro vocabulario cotidiano una terminología técnica propia del mundo de las finanzas y de la economía, reservado a los expertos y poco comprensible a veces para nosotros.

Es de aquí que nace la iniciativa de AUREN que ha llevado a cabo José Maria Pinedo, Socio Director de Finanzas Corporativas de Auren, de publicar el “Diccionario para entender la Crisis (…y el rescate)”, enriquecido con viñetas de humor ilustradas por Ricardo Martínez, colaborador del diario el Mundo.

Se trata de un glosario para comprender de manera sencilla los neologismos relacionados con la crisis y su funcionamiento con un lenguaje claro y alejado de tecnicismos, a través de la recopilación de las voces más utilizadas y que han ido apareciendo desde que cayó Lehman Brothers y estalló la crisis.

“¿Sabe lo que es una acción preferente? ¿Conoce realmente lo que es el déficit?, ¿en qué consiste la deuda pública? ¿Invertiría sus ahorros en hedge funds? Los hombres de negro ¿son amigos o enemigos? Si es ciudadano, político, gestor, periodista, empresario, jubilado, asalariado, empleado público, funcionario o ama de casa... no deje de leer este Diccionario”.

Lo encontrarás a la venta en las principales librerías de España y en la web (Amazon).

Tiziana Ingrande

martes, 13 de noviembre de 2012

Filosofía Lean, ¿filosofía de vida?

Es curioso comprobar cómo situaciones de nuestro entorno diario (y no digo laboral) se rigen por la filosofía y los principios Lean.

Este año he decidido apuntarme a una academia de inglés y el último encargo del profesor ha sido preparar una presentación sobre una charla que hayamos encontrado en la página ted.com de tema libre. Así que trasteando por esta web me llamó la atención un video que duraba unos 5 minutos (subtitulada en castellano) titulado Less stuff, more happiness (menos cosas, más felicidad)




Si lo escogí fue porqué pensé que hablaría de la huella ecológica y del medio ambiente (temas que me interesan) y en cambio, una vez visto, me di cuenta que su discurso estaba enfocado a la eficiencia del espacio y enseguida lo relacioné con algunos conceptos de Lean. Os invito a qué lo veáis y reflexionéis sobre lo siguiente:
  • ¿Si alguna vez habéis tenido la “suerte” de realizar una mudanza, no os habéis visto en la misma situación? Transportar una caja que no sabes ni qué contiene (por mucho que identifiques las cajas siempre habrá alguna con el cartelito “varios”). Si pensamos de una forma lean, el simple hecho de transportar algo ya es considerado Muda…más aún cuando ni si quiera sabes qué transportas ni por qué.

  • Cantidad de espacio. Parece ser que cada día necesitamos más porqué compramos más y no tenemos dónde guardar nuestras nuevas adquisiciones. Por ejemplo, necesitamos armarios en la cocina para guardar todas las conservas enlatadas (de las cuales algunas acabaran caducando) por qué siempre va bien tener X latas de X productos. No adecuamos nuestro consumo a la demanda real de alimentos. Y así con muchos otros artículos…ropa, zapatos, cosméticos…que antes o después terminarán en la basura porqué no los usamos o porqué no están en condiciones.
    ¿Qué nos enseña lean? La fabricación o entrega de productos debe ajustarse a la demanda.

  • Más tiempo y libertad. Cuando viajamos nos llevamos lo útil, vamos más ligeros y eso nos da más capacidad de adaptación a los imprevistos, más libertad, más tiempo para disfrutar del viaje. ¿No os suena?
    Eliminar todo aquello que no aporta valor, quitar la grasa para ser más ágil y flexible…Reducir las actividades de no valor para ganar tiempo en aquellas que sí lo hacen….

  • Ahorro de costes. Si solo tienes aquello que realmente usas necesitarás menos espacio para guardarlo y por tanto te ahorras dinero en la compra o alquiler de una vivienda más grande. El hecho de quedarte únicamente con lo que te aporta valor indirectamente repercute en tu bolsillo…
    Lean persigue lo mismo. Implantar la eficacia en todos los procesos de trabajo, eliminando las actividades que no aportan valor añadido (Muda), mejorando la calidad y reduciendo el lead time. De este modo se consigue generar beneficios tangibles para el cliente final y reducir costes para la empresa.

  • Tirar lo innecesario, sin piedad. Eso es lo que más cuesta….Desprenderte de esa camiseta que hace 5 años que no te pones pero que guardas por si la usas para hacer deporte. ¿No es esa la primera de las 5S? Separar lo útil de lo inútil…

  • Multifuncionalidad. Nos habla de muebles que sirvan para varias cosas, para así gastar menos dinero en un mueble para cada cosa… ¿No hablamos en Lean de polivalencia? En una organización la polivalencia es una constante de un equipo Lean, cuando se capacitan las personas a realizar trabajos diferentes (multicompetencia) para que podamos disponer de refuerzos en caso de necesidad, o flexibilidad para equilibrar cargas de trabajo (incrementar los recursos o disminuirlos) según la demanda.

Hay clientes que nos preguntan si Lean es aplicable al día a día, a la vida doméstica. Supongo que la respuesta es sí, Lean puede ser útil en varias situaciones fuera del entorno laboral. Este video es un ejemplo.

Sol Magarolas

martes, 6 de noviembre de 2012

El iPad y la aplicación de Lean a mi oficina


Hace algunos meses escribí una entrada en el Blog de la Fundación pro Humanización y Eficiencia en la Sanidad en el que relacionaba la estandarización y la música.
En ella sostenía la idea de que la estandarización no coarta la creatividad sino que permite un arte tan creativo y elevado como puede ser la música. La creatividad sin la estandarización es mucho más complicada.


Este verano, releí el famoso artículo de Steven Spear y H. Kent Bowen en HBR sobre el ADN de Toyota y volví a sorprenderme de la descripción que hacen de la estandarización.
Del límite al que llevan la idea.

Y si estamos convencidos de que la estandarización es imprescindible, y tenemos un modelo de lo que debemos hacer, ¿por qué no lo hacemos en nuestras oficinas? Creo que hay dos mitos que lo impiden:
  1. “El trabajo en las oficinas es siempre distinto y no se puede estandarizar”. Sin embargo, si nos paramos de verdad a analizar lo que hacemos, descubriremos que una gran parte es estándar, repetitivo.
  2. “El trabajo creativo no se puede estandarizar”. Y siendo esto así, se puede estandarizar cómo gestionarlo, cómo ejecutarlo.

    Romper estos dos mitos es el primer paso para poder estandarizar el trabajo en la oficina.

    Aunque parezca raro, creo que es más sencillo lo segundo que lo primero. Realmente se trata “sólo” de establecer rutinas y tener la disciplina de cumplir. Para conseguirlo me ayudó mucho el libro de Robert Allen, “Getting Things Done”® y la idea de tener un único repositorio para la entrada de tareas. Y así es como he estandarizado mi trabajo no repetitivo:

Las tareas me llegan fundamentalmente por tres canales:
  1. Correo electrónico. Es probablemente el canal más frecuente. Llegan peticiones de clientes, colegas, etc., actas de reuniones, documentos para leer, etc. La primera decisión es si quiero/debo hacer algo con ellos. Si la respuesta es negativa, deberé decidir si eliminarlo, archivarlo para leerlo algún día o clasificarlo en mi biblioteca.
    Evernote (@evernote_es y www.evernote.es) es la herramienta ideal para hacerlo. Permite clasificar en libretas, añadir etiquetas, añadir en una misma nota mis comentarios y cualquier tipo de fichero, y por si fuera poco utiliza un OCR para permitir la búsqueda por cualquier palabra en ficheros de texto, office, pdf’s etc. Perder un documento es ahora prácticamente imposible…
    Si tengo que tomar alguna acción, y preveo que me llevará menos de 2 minutos (confirmar una reunión, enviar mi dirección, etc.), lo hago inmediatamente. Si por el contrario, debo tomar alguna acción a partir del mail y será mayor de 2 minutos, lo reenvío a mi gestor de tareas, Tooldledo®.
    Dos reglas más, sólo leo el email una vez cada hora. Un aviso del ordenador a la hora en punto me ayuda a hacerlo. Y dos, tengo desactivado el aviso de correo entrante, sólo leo el correo cuando quiero.
  2. Reuniones. Evermeeting® (@savemeetinglabs y www.evermeeting.com) ha sido el gran descubrimiento. Es el nexo que une lo que ocurre en la reunión (timeline), con el audio (si quiero/puedo grabarla), mis notas (que sigo tomando en Notepad®) y las acciones que se generan.
    Lo genial es que lo hace de una manera sencilla y que me permite volver a reproducir lo ocurrido en una reunión simplemente con la fecha, el lugar o el cliente con el que me reuní. Ahora puedo tener todo lo que ocurre en una reunión (notas, acciones, comentarios, incluso el audio en un solo lugar). Las tareas, las redirijo a mi gestor: Toodledo®.
  3. Llamadas. Se acabó el tomar notas en papeles que luego pierdo, o mezcladas en una libreta de notas. Si la llamada es en realidad una reunión, la manejo con Evermeeting®, si simplemente es una conversación las acciones van directamente a Toodledo®.

Todas estas herramientas cumplen unos requisitos fundamentales:
  • Funcionan en los tres entornos de trabajo (ordenador, tablet y smartphone) y se sincronizan de manera automática. Toda mi información está disponible y sincronizada en cualquier momento.
  • Cumplen con la regla de las 5S (orden y limpieza) en informática. Se acabó que todo se mezcle en el correo que se convierte en un malísimo archivo de documentos, en un malísimo gestor de tareas etc. Hay un lugar para cada cosa, y cada cosa está en su lugar.
  • Son económicas. Cuando no están ya incorporadas en el sistema operativo, cuestan sólo unos pocos euros al año. La era de los paquetes informáticos grandes y caros se ha terminado.
  • Todas están interconectadas mediante algo tan sencillo como es el correo electrónico. Una tarea en Evermeeting® se convierte sin esfuerzo, mediante un correo electrónico automático en una tarea en mi gestor de tareas Toodledo®. Igual ocurre con los emails, o las notas…

Las herramientas son imprescindibles, y seleccionarlas me ha supuesto mucho tiempo de “jugar” con el iPad, pero sin un estándar detrás, sin un procedimiento de trabajo no valen para nada (de hecho mucha gente me pregunta por ejemplo por mi entusiasmo sobre Evernote®, y me cuentan que ellos no lo ven distinto al Explorador de Windows y al sistema de archivos).
La gran diferencia está en si lo utilizas de forma aislada, o si lo integras en un método de trabajo con el resto de herramientas. Cualquiera de estas herramientas es buena, pero sólo es verdaderamente útil si está integrada dentro de un proceso estandarizado.

Llegados a este punto, tengo todas mis tareas ordenadas y en un solo repositorio. Ahora “sólo” queda planificar, y ejecutar de una manera sistemática. Pero eso lo dejo para otro día.


Ignacio Tornos