viernes, 26 de octubre de 2012

¿Puede la web 2.0 ayudarnos a ser más Lean en nuestras oficinas?

Si hiciésemos una encuesta, estoy segura que la mayoría respondería que Twitter, Facebook etc. son herramientas de ocio o juguetes de “marketing”… Pero que no son útiles en el trabajo en una oficina.

Cuando hablamos de redes sociales, incluso desde un punto de vista empresarial y de negocios, estamos casi siempre hablando de plataformas públicas como Facebook, Twitter, Google+, Linkedin, etc. Hoy muchas empresas están presentes en la red a través de perfiles sociales ya que son una potente estrategia de marketing online y porque facilitan la comunicación directa con los clientes.

Pero, cada vez más, las empresas están recurriendo a las herramientas 2.0 para uso interno aprovechando la mejora que ofrecen en la forma de comunicar dentro del equipo, su eficiencia y la creación de un know how compartido en línea.

Las intranets tradicionales dejan paso a nuevas formas de comunicar y a nuevas dinámicas de trabajo dentro de las organizaciones. Plataformas como Yammer, Zyncro, Salesforce, Jive, Socialtext,…proporcionan un servicio similar a Facebook o Twitter incluyendo las páginas de perfiles, grupos, sincronización de ficheros, grupos de charla, sistemas de mensajería, solo que funcionan como un canal de comunicación privado dentro de las empresas.

Los beneficios de la implementación de estas herramientas han demostrado mejoras en los procesos de trabajo. Un reciente estudio de McKinsey Global Institute “The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies” sostiene que mediante el uso de la tecnología social las empresas pueden aumentar la productividad en un 25%.
Según McKinsey, las empresas utilizan las herramientas sociales para llegar a los clientes de maneras innovadoras, pero gran parte del valor radica en el uso interno de medios de comunicación social privados ya que mejoran el intercambio de información y la colaboración dentro de la empresa, compartiendo los conocimientos adquiridos.

El microblogging corporativo permite:
  • Compartir en su muro los flujos de información sobre el desarrollo de un proyecto para que todos los miembros del equipo estén informados en todo momento.
  • Crear grupos de trabajo con acceso restringido a los miembros involucrados en el proyecto o en la conversación.
  • Crear grupos en los que sólo haya directivos, otro para el equipo de marketing, otro para recursos humanos, etc.
  • Comentar el estado de los usuarios, marcar el me gusta como en Facebook, utilizar hashtags como en Twitter, app para premiar un trabajo bien hecho, etc.

¿Qué valor aporta una red social corporativa?
  • Agiliza la comunicación empresarial. El beneficio más importante de una red social interna es su capacidad de facilitar la comunicación desde cualquier sitio y en cualquier momento. Si estamos en la oficina o trabajando desde casa, en una reunión o de viaje podemos fácilmente conversar con nuestro equipo a nivel de grupo o a nivel individual de empleado a empleado.
  • Eficiencia. Es un sistema que permite compartir con facilidad, almacenar y acceder a los documentos de trabajo.
  • Mejora la cohesión del equipo y la motivación. Tener una red social interna ofrece un ambiente más relajado para los empleados y refuerza la motivación del trabajador.
  • Gestión eficaz y eficiente del correo electrónico. Con la red corporativa se alcanza una reducción sustancial de los mails. En una anterior entrada hablé de La invasión de los mails y del tiempo que implica la gestión del correo por parte del trabajador.
  • Fomentar la creatividad y la participación del empleado. Los empleados pueden participar activamente a través de comentarios y sugerencias estimulando su creatividad y la generación de nuevas ideas, identificándose con la empresa y participando en sus mejoras.

    El correo electrónico se ha convertido en la herramienta fundamental de trabajo en la oficina. Sirve lo mismo para comunicarse, en tiempo real o en diferido, para almacenar información, asignar tareas, establecer flujos de información en secuencias de mensajes…

    En varias entradas hemos planteado cómo el correo ha dejado de ser una buena herramienta de comunicación para convertirse en una mala herramienta que vale para todo… Es como el "alambre y la cinta aislante” del mecánico chapuzas: No hay asunto que se le resista. Y precisamente por esto, está generando mucho más desperdicio de lo que resuelve. Se pierde tiempo al buscar información, se producen errores de comunicación, etc. Pero por encima de todo se convierte en una herramienta de defensa frente a los demás. Cuantas veces hemos oído a alguien decir que ya lo había avisado en un correo electrónico.

    Sí el email se ha convertido en una plaga en nuestras oficinas. Recibimos cientos, y sólo unos pocos son verdaderamente útiles. Sin embargo la Web 2.0 nos propone nuevas herramientas que devuelven el correo a su justa utilidad. Que bien utilizadas nos aportan la capacidad de eliminar el MUDA (desperdicio) de nuestros procesos administrativos.
    ¿Podríamos pensar en la red social como una herramienta más de la filosofía Lean?

    Tiziana Ingrande

jueves, 11 de octubre de 2012

Ponencias de las II Jornadas Lean Healthcare España

Ponemos a vuestra disposición las ponencias que se presentaron en las II Jornadas Lean Healthcare. Hemos abierto una página dentro de nuestro blog donde podréis consultar y descargar en cualquier momento todo el material del evento. Con la intención de fomentar el debate sobre los temas tratados en las Jornadas, os invitamos a dejar vuestra opinión en nuestro blog.
Junto a nuestros expertos, contestaremos a las consultas, preguntas o comentarios que puedan surgir. Estamos abiertos a compartir y debatir todo aquello que pueda aportar mejores prácticas en el entorno sanitario para dar sostenibilidad a los proyectos de mejora continua.

Lean Healthcare un modelo para orientar los procesos a la creación de valor (link)
Ha sido la conferencia inaugural, de nuestra compañera Emma Giralt, sobre la filosofía Lean. En ella se ha introducido el modelo Lean como filosofía de mejora de las organizaciones y se ha explicado cómo se puede aplicar al entorno sanitario.
También se han revisado los principios, las metodologías y las herramientas asociadas a este sistema.

La contribución de Lean a la mejora en la Fundación Hospital Calahorra. Balances y resultados (link)
La Fundación Hospital Calahorra, promotora de las I Jornadas Lean en España, aportó su experiencia de aplicación práctica de Lean Seis Sigma en la logística hospitalaria que lleva a cabo desde el 2004.
Isabel Muñoz nos explicó los resultados conseguidos referentes al impacto económico en la organización, a la mejora en la gestión de los procesos y a la satisfacción del cliente externo, así como las lecciones aprendidas durante todos estos años de trabajo.

Los retos actuales de los espacios sanitarios (link)
Steelcase, líder mundial en el diseño de los espacios de trabajo, ayuda a las empresas y a sus empleados a trabajar de forma más productiva y eficiente.
Los espacios sanitarios tienen que estar acondicionados para facilitar el flujo de trabajo, la comunicación, la movilidad, dar soporte a las personas e incrementar los resultados. Estas fueron las ideas que nos transmitió Fabiana Ceide durante su presentación.

Servicio de urgencias (link)
Emma Gómez y Maria Asenjo explicaron todos los antecedentes que llevaron al Hospital Clínic de Barcelona a iniciar la implantación del modelo Lean en el servicio de urgencias.
El objetivo que perseguían no era otro que reducir los periodos de espera por parte de los pacientes y los tiempos de poco valor añadido. Gracias al análisis de la demanda, a la observación de la sistemática de trabajo y a la creación de flujos de valor en los procesos, todo ello con los profesionales del servicio, se han alcanzado resultados en la mejora del servicio de urgencias, con disminución de los tiempos de espera y fluidez en la atención al paciente.

Mejora del proceso de medicación (link)
Llum Veiga, del Parc Sanitari Pere Virgili, centró su presentación en el diagnóstico Lean y las mejoras implantadas en el proceso de medicación del centro.
Con la observación directa de todo el flujo de valor del proceso de medicación (desde la prescripción por parte del médico hasta la administración por parte de la enfermera) se identificaron cambios en los ciclos de trabajo de los profesionales, que garantizan la toma correcta y segura de la medicación por parte de los usuarios del centro sociosanitario, aumentando así la calidad asistencial y la seguridad del paciente.

Gestión operativa de quirófanos (link)
El Consorci Sanitari de l’Alt Penedès ha implantado Lean en sus procesos quirúrgicos para mejorar la eficiencia y eficacia del servicio, donde se habían detectado problemas de listas de espera, “Mudas” de movimiento y exceso de estocs de los materiales quirúrgicos.
Magí Roig y Marta Sindreu hicieron hincapié en que para implantar Lean se debe implicar a los profesionales para conseguir un cambio de mentalidad y una aceptación de los cambios.

Servicio de diagnóstico por la imagen (link)
El Hospital Universitario de Fuenlabrada se planteó aplicar Lean Healthcare en la unidad de Diagnóstico por la Imagen para reducir las listas de espera e incrementar la eficiencia en el uso de las instalaciones disponibles.
Tal y como explicó la Dra. Carmen Carreira, tras el diagnóstico se pusieron en marcha medidas de planificación y redistribución de las cargas de trabajo que han permitido optimizar los tiempos.

Consorci Sanitari Integral (link 1) (link 2)
El equipo de CSI, organizador de estas II Jornadas, presentó diferentes ponencias con el objetivo de explicar, desde distintos puntos de vista, el plan de mejora global iniciado en el año 2008, y que se ha desarrollado tanto a nivel asistencial como no asistencial.
La Dra. Carme Gimeno (link), durante su ponencia, explicó los inicios y la evolución que ha sufrido el programa CSI Lean Healthcare que están implantado y consolidando en la organización, así como el modelo de evolución y crecimiento que, basado en una matriz de evaluación, ha de conducir al Consorcio hacia la excelencia operativa.

A continuación, David Pumar mostró algunas de las herramientas básicas que han estandarizado e implementado en todos sus procesos clave, como el programa 5S.

La Dra. Maria Rotllán (link) expuso el cambio estructural y organizativo que ha acompañado a la organización durante estos últimos años.
El principal cambio en su modelo organizativo ha sido pasar de la gestión por servicios a un modelo mixto donde se cruzan los servicios asistenciales, los procesos y las áreas de atención integral, y que entronca de forma coherente con la estrategia y la cultura organizativa.

martes, 2 de octubre de 2012

Presente y futuro de Lean Healthcare


Greg Jacobson and Mark Graban
at the book launch party for Healthcare Kaizen

Tal y como hemos ido comentando en nuestras últimas entradas, uno de los ponentes de las II Jornadas de Lean Healthcare fue Mark Graban, que invitamos para que nos explicara en calidad de experto internacional, su experiencia en la aplicación del modelo Lean en la sanidad de Estados Unidos.

Confiamos en poder disfrutar pronto de una visita de Mark a España, pero mientras tanto, para los que no pudisteis acudir al evento o queréis volver a escucharla, os facilitamos en exclusiva, la vídeoponencia de su intervención (con subtítulos en español) y la presentación que la acompaña.





A modo de resumen, la ponencia se centró en la explicación del “Kaizen” como una fórmula de mejora continua que permite integrar esa mejora en el día a día de los profesionales.

En su discurso inicial hizo una presentación de lo que es Lean en un entorno sanitario, focalizándose en explicar por qué se aplica esta metodología y cuáles son los objetivos que se quieren conseguir.

Continuó exponiendo el problema de la mejora de la productividad (presente también en Estados Unidos) así como diversas actitudes que están tomando las organizaciones sanitarias ante los recortes en el sector sanitario, para acabar afirmando que Lean puede ser una válida alternativa para hacer frente a la reducción de costes, y que eliminar el despilfarro (“Muda”) puede ser una solución para no tener que despedir al personal.

El enfoque del discurso de Mark Graban se centró en el Kaizen como herramienta para alcanzar mejoras continuas rápidas, pequeñas, baratas y que generan grandes resultados que se pueden mantener en el tiempo.
Lo que hay que conseguir es un cambio de cultura que implique a todo el personal de una organización y les oriente a buscar todas las oportunidades de mejora y la mejor forma de hacer el trabajo.
Por eso el kai­zen es una actitud fácil y difí­cil al mismo tiempo. Fácil por­que cada una de las cosas que hay que hacer son cam­bios peque­ños y locales. Difí­cil, por­que son acciones constantes. Pero serán estos pequeños cambios los que tendrán un impacto impresionante en los principales indicadores de una organización.

Durante su discurso, Mark hizo alusión al artículo “Kaizen, un método de mejora de procesos en un servicio de urgencias y emergencias” publicado por Greg Jacobson. Os adjuntamos dicho documento. (LINK)

Al finalizar la vídeoponencia, tuvimos la oportunidad de conectar con Greg Jacobson, colaborador de Mark, que amablemente contestó a las preguntas que surgieron entre los asistentes. Queremos recordad algunas de ellas.

Una muy simpática, que era si se debería enseñar el Kaizen en las escuelas para que los niños desde pequeños puedan aprender la cultura de la mejora continua y aplicarla cada día en las cosas que hacen.
Greg Jacobson contestó que por supuesto que sí. El Kaizen puede servir seguramente a los jóvenes, aplicandolo al estudio y a la vida diaria. Por ejemplo, el hecho de estudiar el día antes de un examen no dará los mismos resultados que un estudio constante.

Otra persona preguntó sobre la relación entre los resultados de aplicar el modelo Lean, la satisfacción de los usuarios y profesionales,y el impacto en costes.
Greg Jacobson comentó que es difícil probar el impacto del Lean en los costes o la satisfacción porque no se puede aislar de otras iniciativas o acciones emprendidas por la organización; incluso de cuestiones externas a la organización. Para ello se deberían hacer auditorías financieras, buscar artículos publicados o realizar un estudio basado en un ensayo doble ciego aleatorio (pero sería inviable de diseñar). Para él, la "prueba" está en el hecho de que muchas personas están reportando resultados similares, e hizo alusión a un estudio que se adjunta a continuación. (LINK)

La pregunta que cerró la sesión hizo referencia a KaiNexus, una herramienta informática que comentó Mark Graban durante su ponencia y que da soporte a la gestión de la mejora Lean diaria.
Una vez más, Greg ha tenido la amabilidad de facilitarnos un documento sobre el funcionamiento de KaiNexus y donde se explica cómo esta aplicación fomenta y facilita el Kaizen. (LINK)

¡Gracias Mark! ¡Gracias Greg! Sin duda vuestra visión sobre la aplicación del modelo Lean en la sanidad fue muy enriquecedora.

El deseo de Mark es poder visitar España en el futuro, y trabajar con los hospitales y las organizaciones sanitarias que actualmente están ejerciendo su labor de mejora de la calidad y que están liderando la implantación de Lean.