¿Qué es el trabajo estandarizado? Cuándo nos hablan de un estándar de trabajo solemos pensar en un procedimiento escrito dónde se explica cómo realizar alguna tarea sistemática en una línea de producción, que nos sirve para reducir las variaciones del proceso entre diferentes turnos de trabajo, facilitar la formación de nuevos operarios, reducir las lesiones y accidentes etc.
Se puede decir que el trabajo estandarizado es aquel conjunto de operaciones realizadas con seguridad, organizadas en la mejor secuencia, usando la más efectiva combinación de personal, material, maquinaria y métodos.
Para estandarizar un proceso se deben seguir las siguientes etapas:
Detección de los desperdicios a partir de la observación del proceso, para su posterior eliminación.
Identificación de los elementos de trabajo, obtenidos del proceso de observación.
Análisis del Takt Time, ritmo al que se deben hacer los distintos productos en un proceso para satisfacer la demanda del cliente.
Las herramientas de trabajo para cada tarea, operario y situación dentro del proceso.
A parte de las líneas de producción podemos encontrar muchos ejemplos de trabajo estandarizado en otros sectores. Uno de ellos son las instrucciones de montaje de los muebles de IKEA, que estoy segura que casi todo el mundo en mayor o menor medida conoce. Cualquier persona que disponga de tiempo, un mínimo de habilidad con determinadas herramientas (martillo, llave allen, destornillador…) y algo de paciencia puede montar un mueble de IKEA. Con esto no estoy diciendo que sea una tarea fácil. Depende mucho de la habilidad que se tenga y sobretodo de la paciencia…y lo digo por experiencia propia.
Lo que sí es cierto es que IKEA te facilita un folleto con una instrucción visual muy clara (en algunas no hace falta ni que sepas leer, ya que todo son dibujos) de cómo montar el mueble.
Si cogemos por ejemplo, una instrucción de una cajonera vemos que cumple con todos los ítems de la definición de “trabajo estandarizado” que hemos visto antes:
Conjunto de operaciones realizadas con seguridad, organizadas en la mejor secuencia, usando la más efectiva combinación de personal, material, maquinaria y métodos.
En la primera página de las instrucciones encontramos el número de personas idóneo para realizar el montaje (dos en este caso) y las herramientas o “maquinaria” que necesitaremos. Incluso te advierte de cómo preparar la zona de montaje para evitar roturas de las distintas piezas.
En la segunda página nos indican los distintos materiales que necesitaremos (y que vienen en el embalaje) y cómo vienen empaquetados (los tornillos pequeños vienen en una bolsita de plástico).
En la parte superior nos dan indicaciones de seguridad (se debe anclar el mueble a la pared para evitar que venza).
Conjunto de operaciones realizadas con seguridad, organizadas en la mejor secuencia, usando la más efectiva combinación de personal, material, maquinaria y métodos.
En las páginas sucesivas se explica detalladamente los pasos a seguir haciendo hincapié, mediante ampliaciones de los dibujos, de cómo se deben colocar las piezas o qué tornillos se deben utilizar.
Las instrucciones te muestran la mejor secuencia de montaje mediante un número sucesivo en la parte superior izquierda de cada dibujo.
Ahora bien, que IKEA haga unas instrucciones bastante claras de cómo montar sus muebles, no significa que los clientes lo consigan a la primera. Y esto puede ser debido a diferentes motivos, entre los cuales están los siguientes:
Que no sé tenga la habilidad o paciencia suficientes
Que no se sigan las instrucciones a rajatabla (porqué el cliente piense que se pueden fusionar dos pasos en uno, porqué nos guiemos por nuestra intuición…y entonces viene cuando la pifias y sin saber porqué no encajan los cajones…y debemos empezar de nuevo)
Que en IKEA no se implanten Poka Yokes
Reflexiones sobre este último. Parece que IKEA ha trabajado el tema de la estandarización en el montaje de sus productos. Ha determinado cuántas personas son necesarias para realizar el trabajo, qué herramientas y materiales se necesitan (no te sobra ni un tornillo), qué secuencia o pasos son los más eficientes…etc pero yo echo en falta dos cosas.
Una es el tema de los Poka Yokes (sistema que garantiza que no avanzas en el proceso si cometes un error). Te muestran mediante imágenes qué tipo de tornillo debes usar o en qué posición debes colocar una pieza. Pero en caso de que aún así te confundas y uses un tornillo parecido pero que no toca ¿qué pasa? Pues nada. No pasa nada, puedes seguir con el siguiente paso hasta que llegue el momento en que necesites el tornillo que ya has usado y entonces tengas que desmontar el mueble para empezar de nuevo…Tal vez se podrían diseñar los muebles de tal forma que las piezas solo encajen de una única forma y con un determinado tornillo para evitar errores (y para evitar terminar con la paciencia del cliente).
La otra cosa que bajo mi punto de vista falta es una estimación del tiempo necesario para realizar el montaje. Sé que, como he dicho antes, depende de la habilidad de cada persona y por eso mismo cada uno sabe lo muy patoso o poco patoso que es y puede imaginar cuánto tiempo le va a llevar. Y conocer esa estimación de tiempo permite al cliente hacer una planificación en base a su tiempo disponible y el grado de habilidad del que crea que dispone.(¿nadie se ha visto a las 12 de la noche atornillando una estantería que ha empezado a montar a las 8 de la tarde pensando “esto está listo antes de cenar”?).
Está claro que puede haber muchas maneras de hacer la misma cosa. Sin embargo, debemos tener una sola manera de hacerlo en nuestros procesos ya que esto ayudará tanto a nuestros clientes internos como a los clientes externos. Cuando seleccionamos una forma de hacer las cosas antes hemos debido realizar un análisis adecuado.
Sol Magarolas
