viernes, 25 de mayo de 2012

La invasión de los mails: ¿Es posible mejorar la eficiencia del correo?

Que levante la mano quién por trabajo no deba gestionar cada día un número muy grande de mails.
¿Cuántas veces al día nos damos cuenta que no hemos avanzado trabajo por culpa de las interrupciones del correo electrónico?
El correo electrónico parece ser el único medio e instrumento indispensable para gestionar la comunicación entre trabajadores y empresas, también entre compañeros que comparten la misma sala dentro de la oficina.
¿Cómo manejar una sobrecarga de correo electrónico? ¿Responder a todos añade valor a la cadena de comunicación?
Generalmente, el correo electrónico no se usa para resolver cuestiones urgentes, de modo que no es necesario revisarlo con demasiada frecuencia.

Algunas empresas están tomando medidas para reducir drásticamente el número de mails y mejorar las condiciones de trabajo de sus empleados.
Atos, una empresa de servicios de TI francesa, se ha comprometido a abandonar el correo electrónico interno para el año 2014. En el 2010 emprendieron esta iniciativa con la que han conseguido reducir un 20% del correo interno en seis meses.
El CEO de la compañía estima que sólo el 10% de los 200 mensajes que sus empleados reciben en un día normal son útiles, y que el 18% es spam. Esto supone entre 5 y 20 horas a la semana leyendo y escribiendo e-mails.

Otra iniciativa más radical ha sido la de Volkswagen en Alemania. Los servidores de la compañía dejan de enviar mensajes de correo electrónico al empleado treinta minutos después de haber finalizado su jornada laboral, y sólo volverá a recibir notificaciones una hora después de haber ingresado al trabajo al día siguiente.

Como consecuencia de esta invasión de correos, la mayoría de nosotros pierde mucho tiempo recuperando información que se ha perdido entre cientos de correos almacenados en nuestra bandeja de entrada. Existen estudios que demuestran que la mayoría de los empleados pasan hasta una hora al día en busca de esta información, el 34% pasan hasta dos horas al día, y un 8% pasan hasta tres horas diarias. Incluso hay trabajadores que admiten pasar más de tres horas al día buscando mensajes de correo electrónico.

Podríamos aplicar algunas reglas básicas de comportamiento para mejorar la gestión del correo electrónico.
1) Reducir el volumen de mails. Antes de enviar un mail preguntarse siempre si es necesario y tiene algún valor para lo persona que lo recibirá; si se está enviando a la persona adecuada intentando reducir al máximo la opción del responder a todos o las listas de distribución. Valorar además si es el canal más idóneo para enviar nuestro mensaje ya que puede derivar en una larga discusión e intercambio de mails que se pueden ahorrar a través de un sistema más adecuado como el teléfono, skype, sms, etc.

2) Mejorar la calidad de los mails focalizando bien el tema. Escribir un asunto significativo y descriptivo ayudará el destinatario a entender rápidamente de que va nuestro mail y a localizarlo rápidamente una vez almacenado. Escribir mensajes simples y breves agiliza la lectura y también recurrir a bullets cuando se tratan varios temas.

3) Enseñar a los demás a utilizar correctamente los mails. Define un plan de comunicación con reglas claras para todos tus contactos, explicando claramente que nunca usarás el correo electrónico para resolver una emergencia, y que esperas lo mismo de ellos.

4) No es necesario contestar a todos los mails, sobre todo cuando el mensaje sirve solo para decir gracias. Menos mails enviaremos menos recibiremos.

Otra buena práctica es poner la consulta del correo en nuestra lista de tareas como si fuera una actividad e intentar procesarlo una vez al día. Es común, cuando se está trabajando, mantener la pestaña del correo electrónico abierta y ver un aviso cada vez que llega un mail nuevo. Esto puede ser una ventaja si se está esperando una notificación importante, o si debes comenzar a trabajar a partir de lo que dice el correo, pero en caso contrario se convierte en una distracción.

Inevitablemente una herramienta que tendría que servir para crear valor se convierte en una fuente de despilfarro.
¿Podríamos recurrir a una herramienta alternativa para remplazar el correo electrónico? ¿Igual el correo no es la mejor manera para compartir conocimiento?

Tiziana Ingrande

viernes, 11 de mayo de 2012

La cocina de Ferran Adrià

¿Alguno de ustedes se ha llegado a plantear cuánto hay de la filosofía Lean en el diseño de la cocina de un restaurante?
Tengo un amigo que se ha embarcado en la aventura de abrir uno y, aunque no ha utilizado la metodología 3P- Production Preparation Process (¡seguro que ni la conoce!), su lógica y sentido común le han conducido a aplicar múltiples conceptos asociados al modelo Lean: optimización del espacio, estudio de los flujos de movimiento del personal, de los materiales y de la información, gestión visual y 5S para el orden del lugar de trabajo, etc.


La cocina que Ferran Adrià diseñó y puso en marcha en el Bulli es un buen ejemplo de eficacia y eficiencia. Todos conoceréis la historia del Bullí pero quizá no sepáis algunos datos de funcionamiento: 50 comensales diarios, 150 platos diferentes por temporada, 55 trabajadores,... Y todo con unos niveles de calidad reconocidos por infinidad de premios otorgados.
Si pensamos en que es lo que hace que el Bulli se conociera por su EXCELENCIA, no sólo es la capacidad de servir buenos platos, también es la capacidad de ofrecer algo “distinto” por lo que el cliente está dispuesto a pagar. El valor añadido que ofrece reside en la creatividad y originalidad de los platos, en el servicio (sería inconcebible tener que esperar minutos entre plato y plato, o que los sirvieran fríos), en el entorno (Cala Montjoi es impresionante…), etc.

Pero para poder cumplir con unos niveles de exigencia altos y ser reconocido por esa excelencia, Ferran Adrià no necesitaba gestionar la calidad (implantación de un sistema de gestión) o asegurar la calidad (controles e inspecciones del producto), que también; necesitaba construir una CULTURA organizativa que le ayudara a servir "lo que quería el cliente, cuando lo quería y como lo quería". Para ello, apostó por la innovación, el trabajo en equipo (habla de colaboradores y no de trabajadores) y confeccionó unos estándares de trabajo que le aseguraran un ritmo de trabajo de acuerdo a las necesidades del restaurante (todas las cocinas cogen un ritmo frenético en las horas punta pero muchas lo hacen de forma descontrolada) y unos altos niveles de calidad.


Hace unos días fue el día del libro y en Cataluña, coincidiendo con la diada de Sant Jordi, se regala un libro. Este año, las paradas estaban llenas del libro "La Comida de la Familia”. Si alguno de vosotros lo tiene o lo ha podido ojear, verá que es un libro que recoge algunas ideas que plasman la filosofía de la eficiencia en el Bulli, y que son muy próximos a los principios del modelo Lean.
El libro reúne los 31 menús (compuestos de entrante, plato principal y postre) que preparaba para sus colaboradores. Además contiene un apartado con trucos y consejos para elegir productos, lista aquello que no puede faltar nunca en la despensa (¿no os suena al estoc necesario mínimo de materia prima?), te explica cómo elaborar caldos y salsas y congelarlos en porciones para futuros usos (y esto, ¿no pueden ser inventarios controlados o “supermercados” que se construyen para controlar la producción dónde no se puede desarrollar el flujo?), y aporta distintos trucos para que las cocinas profesionales aprovechen productos que quedan de la elaboración de los platos para los clientes, introduciéndolos en el menú del personal (para la reducción de despilfarro y optimización de costes).

Pero lo más novedoso es como te explica la organización de la preparación de los 3 platos. Está organizado en menús, con un formato VISUAL y SENCILLO que te permite OPTIMIZAR los tiempos de valor añadido para que todo esté en su punto en el momento necesario, eliminando todos los tiempos de espera en la cocina.



Por último, os recomiendo ver este video donde Ferran Adrià presenta y comenta la razón de ser del libro.


Emma Giralt

miércoles, 9 de mayo de 2012

¡Novedad! Curso Lean Office para microempresas


Nos complace anunciar un nuevo curso de Lean Office de carácter muy práctico dirigido a microempresas dónde los alumnos trabajarán en la mejora de un proceso de su organización.

En un grupo de no más de 10 de alumnos se escogerá un proceso a mejorar y se darán las claves para que cada participante sea capaz de encontrar los distintos tipos de mudas en su organización. Previamente, se habrá impartido la teoría necesaria sobre la filosofía Lean y se habrá comprobado el resultado de su aplicación mediante un juego de simulación. Como resultado, cada alumno obtendrá un plan de mejora del proceso que se haya trabajado y la opción de contar con la ayuda de un profesional para la implantación de las oportunidades de mejora detectadas.

En el siguiente enlace encontraréis el programa del curso así como las fechas y lugar de impartición.

Para cualquier duda poneros en contacto con nosotros. ¡Recordad, las plazas son limitadas!