¿Necesito mejorar mis procesos en la oficina?

La propia pregunta contiene ya la respuesta. Si tienes dudas sobre si debes mejorar tus procesos administrativos, entonces ¡¡seguro que tienes que mejorarlos!!

Recientemente he comenzado a leer “Lean Office Demystified” de D. Tapping y A. Dunn. Por ahora un libro muy completo. Algo superficial en algunos aspectos y con lo que modestamente considero algunos errores de concepto… Ya lo comentaré cuando lo termine.

Por ahora me basta con basarme en lo que llaman “la encuesta para probar la necesidad” (Proof of Need Survey) para definir las preguntas básicas que en mi opinión deben aclarar si es el momento para mejorar los procesos administrativos:

·         ¿Conoce cada persona los estándares de su puesto de trabajo?

·         ¿Los aplica?

·         ¿Están las mesas limpias y ordenadas?

·         ¿Se puede encontrar cualquier documento fácilmente?

·         ¿Están los discos duros limpios y ordenados?

·         ¿Cualquiera podría hacer cualquier trabajo con poca o ninguna formación?

·         ¿Se puede adaptar la forma de trabajar para absorber incrementos de carga? (No se trata de trabajar más horas, sino de organizarse de otra manera).

·         ¿Los nuevos estándares de trabajo están listos al menos 30 días después de un cambio?

·         ¿Hay ayudas visuales para cada puesto de trabajo?

·         ¿La forma habitual de trabajo es sin estrés excesivo?

·         ¿Tenemos un proceso de mejora establecido?

Cuántas más respuestas negativas más clara es la señal de necesidad de cambio…

Sin embargo, en la mayor parte de los procesos administrativos no han cambiado desde la última implantación de una herramienta informática. Y no lo harán hasta la próxima... Cada vez que intentamos una nueva forma de hacer las cosas, nos enfrentamos a un muro que evita que los procesos cambien. Este muro es fundamentalmente un bloqueo mental, con una excusa informática: “Tendríamos que cambiar, pero el sistema informático no nos deja”.

Excusas.

Si queremos podemos cambiar nuestra forma de trabajar. Sólo nos hace falta voluntad y empezar por algún cambio pequeño, que nos de confianza. Cambiar algo y mantenerlo durante 30 días nos ayudará a cambiar nuestros hábitos.  Al menos esto es lo que piensa Matt Cutts, ingeniero en Google, en su charla

(TRANQUILOS, HAY SUBTÍTULOS EN ESPAÑOL).

Lo comparto completamente, especialmente en lo que se refiere a:

1.      Es necesaria disciplina y al menos 30 días para mantener los cambios y lograr un nuevo hábito o abandonar un “vicio”.

2.      Es mucho más probable que un pequeño cambio se mantenga en el tiempo. Las grandes revoluciones suelen acabar en fracasos.

3.      Aunque el no lo dice explícitamente, la suma de estos pequeños cambios puede cambiar nuestra vida.

Entonces, ¿a qué esperas? Empieza a cambiar tu oficina. Anima a los que te rodean a cambiar algo, por pequeño que parezca, una vez a la semana, y mantenlo 30 días.

Veras que tu trabajo cambia. Y probablemente también tu vida.

LAS LEYES DE LA PRODUCTIVIDAD. OCHO EXPERIMENTOS QUE NO ES NECESARIO REPETIR

Si pensamos que en tiempo de crisis trabajar más es digno de elogio, nos equivocamos. Varios estudios científicos desmienten esta teoría.

La Ford Corporation recopiló 8 experimentos sobre los diversos factores que parecían mejorar la productividad. En realidad se demostró que la productividad aumentaba ligeramente para los trabajadores que trabajaban 60 horas semanales, pero después de la 4 ª semana se notó una disminución significativa de la misma. Además, el trabajo de más de 40 horas por semana llevaba a la pérdida de la creatividad y a tomar decisiones erróneas.

DANC, Director creativo de Spry Fox, resume los 8 experimentos en LOSTGARDEN :

1.- ¿Qué ocurre si se trabajan más horas? El experimento demostró que se produce un aumento inicial que disminuye a lo largo de las semanas…

2.- ¿Es posible aumentar la productividad trabajando en “picos y valles”? Aumentar las horas de trabajo para cumplir fechas del plan da resultado siempre que sean periodos cortos 3-4 semanas…

3.- ¿Son validos los resultados anteriores para trabajos de oficina? ¿Y si el trabajo es creativo? Si. Si se trata de trabajos creativos, la caida de productividad parece empezar a las 35 horas… En los trabajos no repetitivos, es especialmente importante descansar y dormir bien.

4.- ¿Hay gente especial a la que no aplican estas normas? No parece ser la realidad, cuando alguien trabaja muchas horas, suele creer que es más productivo, pero habitualmente no lo es.

En general somos poco capaces de reconocer los resultados de conjunto y confundimos nuestra percepción de estar haciendo algo escepcional con la realidad de lo que está logrando el equipo.

5.- ¿Cuál es el mejor tamaño para un equipo creativo? Parece que entre 4 y 8 personas es el ideal. Más de 10 personas reduce el resultado. Si se tienen más de 10, es mejor dividirlos en varios grupos.

6.- ¿Cuál es la mejor disposición de una oficina? Colocar los equipos juntos en una sala sin separaciones.

7.- ¿Se deben concentrar personas por departamentos, o mezclarlos? Los equipos multidisciplinares son más productivos y tienen más posibilidades de encontrar soluciones verdaderamente revolucionarias.

8.- ¿Cuál es la dedicación planificada óptima de las personas en trabajo administrativo?  Núnca el 100%. Si el trabajo es creativo es bueno dejar un 20% del tiempo sin tareas planificadas para dar la oportunidad a la mejora, al trabajo creativo y a la concentración en lo importante (frente a lo urgente…).

Cuando hacemos kaizen, sin duda cumplimos la mayor parte de estas recomendaciones. El resultado es siempre excelente. ¿Por qué no lo hacemos el resto del tiempo de trabajo?

Jason Fried afirma en Rework (publicación de recetas empresariales especialmente centrada en la productividad) que la gente que "intenta arreglar los problemas agregando horas obtiene como resultado soluciones poco elegantes. La adicción al trabajo es innecesaria y los adictos al trabajo no son héroes. Trabajar más no significa preocuparse más o hacer más cosas. Sólo significa trabajar más.”

La cuestión es organizar mejor el proceso y hacerlo más eficiente. Lean es la respuesta también para procesos administrativos.

Lean en entrada de pedidos de una empresa industrial.

La semana pasada tuve la oportunidad de comprobar una vez más el impacto del enfoque Lean en un proceso Administrativo. El objetivo:

• Eliminar llamadas y paseos del personal de entrada de pedidos para depurar datos y confirmar fechas de entrega.
• Eliminar los errores de facturación.

Durante el primer día centramos nuestra atención en una formación al equipo de kaizen, que terminó con una simulación de un proceso administrativo y la aplicación de las metodologías Lean. 

El martes, análisis de los flujos en busca del MUDA (desperdicio), rediseño de los procesos para eliminar el MUDA. Y puesta en marcha de acciones de mejora. 

Total 26 acciones implantadas, 32 acciones a realizar en las próximas 3 semanas.

El resultado:

• Cero errores durante la prueba, permitiendo la eliminación de la revisión de facturas durante la facturación.
• Reducción del tiempo de emisión de facturas en un 50%.
• Reducción del tiempo de planificación en un 30%.
• Mayor fiabilidad en las fechas de entrega planificada.

(Ahora las personas de entrada de pedidos y facturación podrán dedicar su tiempo a añadir valor al cliente, y no a corregir lo errores de los demás).

Las claves:

1. Disposición de todos los miembros del equipo a preguntarse ¿por qué? de una forma honesta.
2. Creatividad en la búsqueda de soluciones.
3. Apertura del responsable de Informática para aceptar cambios y llevarlos a la realidad. Informática fue un motor del cambio y no una barrera como suele ocurrir.

Lo mejor de todo: El equipo está convencido que la mejora no ha hecho más que comenzar...

La Sanidad Japonesa no es lo que parece...

Interesante artículo sobre la sanidad Japonesa en The Economist (10 de Septiembre de 2011). Parece que dista mucho de ser una “sanidad lean”. En este caso, aún teniendo los origenes en TOYOTA, no son capaces de aplicarlos a su sistema.

Resumen del artículo (link al artículo completo al final):

¿Cuáles son las buenas prácticas que adopta Japón para ser uno de los países más longevo y sano? La alimentación, la higiene, la preocupación por la salud y el cuidado de los ancianos son las claves para ser el primer país en esperanza de vida.

Aun así el sistema médico está en enfermo. A pesar de las características que hacen de Japón el país donde más se vive y con buena calidad de vida, los expertos advierten de que esta situación puede no durar para siempre. El envejecimiento progresivo de la población, acompañado por una reducción en las tasas de natalidad, pueden ser una amenaza.

Entre los aspectos positivos, los pacientes casi siempre pueden tener una cita con en doctor el mismo día. Pero, deberán esperar horas a que les reciba y para una visita de tres minutos. Los Japonenes tienen un riesgo de infarto un 75% menor que los Americanos o los Franceses, pero es el doble de probable que mueran si lo sufren.

El sistema sanitario universal (kaihoken) no es el único responsable de la alta esperanza de vida de una población que come menos y está más en forma que la de cualquier otro pais desarrollado. Y en cualquier caso, sin profundas reducciones de coste y reformas, el sistema no podrá continuar en una economía Japonesa en claro declive.

Para el profesor Shibuya, investigador de la Universidad de Tokio, “el sistema de salud japonés funcionó en el pasado, pero ha empezado a fallar”, así lo escribe en la revista Lancet "Las ineficiencias se podían tolerar en un periodo de riqueza, pero no en la situación actual de crisis económica."

http://www.economist.com/node/21528660?fsrc=scn/tw/te/ar/notallsmiles

 Cuando las barbas de tu vecino... 

Reducir de manera sustancial el gasto sanitario sin reducir al mismo tiempo la calidad de la asistencia es posible

El coste de la sanidad supone un peso cada vez mayor del PIB y se está cuestionando su sostenibilidad a medio plazo. ¿Cómo se pueden reducir gastos en la sanidad causando el mínimo perjuicio posible a los pacientes y al personal sanitario? La única forma de proveer un mejor servicio con una reducción considerable de los costes es mejorando la eficiencia interna de las organizaciones sanitarias a través de herramientas como Lean Healthcare. Este tema será al centro de la jornada “Lean Healthcare como herramienta para compatibilizar la calidad asistencial y los costes”  que tendrá lugar en Valencia el próximo 30 de septiembre organizada por Auren.

La participación es gratuita y sujeta a disponibilidad.