"Lean office demystified" Don Tapping y Ann Dunn

En los últimos días, probablemente es sólo una casualidad, varias personas me han pedido que les recomiende un libro sobre la aplicación de Lean en procesos administrativos. Sobre Lean en oficinas. Lo malo es que no tengo ninguna recomendación realmente buena. Hasta que la encuentre, iré comentando algunos de los libros que he ido leyendo sobre el tema. El primero, "Lean Office Demystified" de Don Tapping y Ann Dunn,

•   Lamentablemente el libro no está a día de hoy en amazon.es, así que las opciones más practicas son comprarlo en amazon.com y pagar un coste de envío excesivo, o la edición electrónica en Kindle...

•   Al buscar en Amazon he descubierto una segunda edición del libro del año 2010. Según detallan las diferencias principales con la primera son que se ha añadido un caso práctico a lo largo de todo el libro y que se incorporan las nuevas tecnologías (básicamente Microsoft Office y la tecnología de redes).

El libro tiene algunos puntos muy positivos:

   A.         Hace una apuesta muy clara, y en muchos casos imaginativa, por la utilización de todas las herramientas lean (takt, flujo pieza a pieza, heijunka, etc.) en un entorno de oficinas. En la mayor parte de las publicaciones que he visto se limitan a 5S y poco más.

   B.         Acierta en mi opinión en la finalidad de algunas herramientas como el Mapa de Flujo de Valor (VSM). Mucha gente cree que su objetivo es diagramar el proceso y en ese sentido es prácticamente igual a un diagrama de flujo. Los autores mantienen que el fin de un VSM es reflejar cómo se genera el valor, y por contra, dónde está el desperdicio (MUDA). Eso es en realidad un VSM.

   C.         Es un libro muy completo, recorre practicamente todos los aspectos posibles, además de las herramientas ya citadas, hace referencia al trabajo en equipo, a la motivación etc. En mi opinión esto tiene defecto y es que no lo hace con la profundidad necesaria...

Por contra tiene algunos aspectos que me parecen casi equivocados, o incluso peligrosos, como por ejemplo:

            A.     A pesar de que en el inicio habla de Lean como una filosofía orientada a eliminar el desperdicio, esto se pierde rápidamente ya que luego se orienta a detallar en forma de lista cómo hacerlo, con un enfoque demasiado "ingenieril" casi de recetario los pasos a dar. Esto se repite de forma exhaustiva a lo largo del libro. En mi opinión reduce mucho la implantación de Lean en oficinas a un conjunto de pasos que se deben seguir. Muy orientado a cómo implantarlo y no tanto al cambio de la forma de trabajar, de la cultura...

            B.     Ligado con lo anterior, da la sensación en muchos casos de caer en un enfoque demasiado pautado, de pasos a realizar, casi cayendo en lo contrario a un enfoque lean: la burocracia.

            C.     En algunos casos, propone soluciones que son anti-lean, por ejemplo cuando al explicar el "pitch", justifica el trabajo en lotes como la única forma de hacer rentable el trabajo en la oficina. Si en mi opinión hay algo claro en la filosofía lean es que el buscar como objetivo el flujo pieza a pieza obliga a eliminar todo el desperdicio, si en algún paso del proceso debemos aceptar un lote por cualquier motivo, será como un mal menor, como un Muda que atacaremos en el futuro, nunca como parte de la solución...

Esto mismo ocurre también cuando habla del equilibrado de cargas. Propone de una manera ingeniosa cómo equilibrar procesos cuando las cargas de trabajo son muy variables, pero olvida que la solución Lean es simplemente separar los productos o servicios en familias y diseñar procesos estándar para cada una de ellas. En un próximo blog contaré mi experiencia sobre este tema en la facturación de una compañía aérea.

En definitiva, el libro tiene aspectos positivos, pero no creo que sea un buen libro para un principiante ya que puede llevarle a cometer errores de base.

La edición que yo he leído era antigua, "del 2006", una de las sorpresas del libro es que prácticamente no cita los ordenadores mas que en un par de ocasiones. En la muestra que he leído de la nueva edición cita de manera extensiva office, pero no hace ninguna mención al "cloud computing" o las herramientas colaborativas (como por ejemplo Centraldesktop u otras). Además cuando habla de la utilización de office no estoy seguro que lo haga de la forma que creo se debe hacer. Por ejemplo, habla de utilizar Visio para hacer diagramas causa - efecto. No es que esté en contra de Visio, pero creo que un causa - efecto es una herramienta de trabajo en grupo, de discusión, de análisis, y Visio no añade nada al respecto, en todo caso dificulta el trabajo en grupo, limita la interacción, ralentiza las reuniones, etc.  Eso sí permite crear una versión estética. Yo prefiero una foto de la pizarra y evitar el Muda cosmético.

En definitiva, a pesar de que comencé el libro con grandes expectativas, y que la primera parte las satisfizo, no creo que sea un buen libro para comenzar en lean en las oficinas. Es probablemente un libro de consulta razonable para alguien que ya lo está haciendo y eso es todo. No puedo recomendarlo como un gran libro sobre el tema.

En cuanto a la edición, tengo dudas sobre la segunda... No se si cubre la utilización de las "nuevas tecnologías" (office) como creo que deben utilizarse. En caso de que alguien se decida a comprarlo, probablemente es mejor la segunda. Ya me contará...