La aplicación de Lean Office a los "white collars"

Os voy a citar otro libro de Lean en oficinas, se trata de una publicación de Stefano Tonchia y Egidio Napoli, “La guida del sole 24 ore al Lean Office”, que habla de cómo el modelo lean, tradicionalmente asociado a industria, se puede aplicar a las tareas administrativas. No lo he leído aún, y lo comentaré cuando lo haga, pero ahora lo destaco como un ejemplo de la importancia que está tomando la aplicación de lean fuera de las plantas industriales.

La clave está en la reorganización de los servicios centrándose en las actividades, en los procesos y en los recursos implicados, potenciando las actividades que crean y añaden valor, eliminando y minimizando el resto, con la consecuente mejora de resultados y reducción de costes.

Realmente se trata de adaptar las técnicas Lean al entorno de oficinas:

• estandarización y sincronización de las actividades y cargas de trabajo;

• orden y limpieza (5S) y gestión visual para optimizar los espacios en nuestras oficinas;

• asimilar las actividades de oficina a un sistema de producción sin inventario;

• OEE (indicador clásico de la eficiencia en líneas de producción) como indicador de eficiencia en procesos administrativos;

• semanas Kaizen y formatos A3 para conseguir mejoras rápidas y sostenibles.

Cuatros son los retos:

1) considerar las necesidades reales de los clientes (aplicar lean no significa reducir servicios, sino adaptarlos a las necesidades);

2) observar el proceso desde el principio (necesidad y/o pedido) hasta el final (“end-to-end”) buscando dónde se añade valor, y más importante, dónde se realizan actividades que no añaden valor (Muda).;

3) identificar problemas para solucionarlos rapidamente y sin inversión;

4) “performance culture”: desarrollar una cultura de medición para controlar el desarrollo de los procesos y disponer de información a todos los niveles.

Mi experiencia es que si las técnicas lean dan resultados en procesos industriales, en los procesos administrativos los resultados son aún mayores. En una sociedad cada día menos industrial, la eficiencia de los procesos administrativos es imprescindible.