Mejora de productividad en procesos administrativos y de gestión

La metodología Lean no es sólo aplicable a entornos industriales. Cada vez son más las empresas de servicios y los organismos públicos que recurren a metodologías y técnicas como las que ofrece Lean, para elevar su productividad y la calidad de sus servicios.

Hace años descubrimos la dificultad para trasmitir a las personas que trabajan en procesos de oficina lo que son los conceptos Lean. No deja de ser algo de las fábricas.

La primera solución que adoptamos para explicar el concepto fue utilizar un juego de simulación en el que se montaba un producto (ensamblaje de piezas que simulaban un producto final), con el fin de entender en la práctica los conceptos Lean. Esperábamos que esto permitiera experimentar en los procesos de oficina qué supone desplegar esta metodología y los beneficios que se pueden alcanzar a nivel de organización y de la persona.

Sin embargo nos encontramos una resistencia clara: "Esto funciona en montaje, pero la oficina no tiene nada que ver..."

Esto nos llevó a diseñar un ejercicio práctico de simulación de un proceso administrativo  (creación y gestión de un expediente) en el que se pudiese ver cómo aplicar el lote unitario, diseñar el flujo tenso de productos, el poka yoke,  etc.


El éxito fue total. Hemos "jugado" con esta simulación en centenares de ocasiones, en todo tipo de organizaciones administrativas, y siempre con resultados espectaculares. Los participantes comprenden los principios Lean en su propio entorno y descubren que el sistema de producción de Toyota es aplicable también a las oficinas.  

Para darlo a conocer, hemos decidido de organizar una sesión práctica donde a través esta simulación de un proceso, explicaremos como mejorar la organización de un trabajo administrativo.

La sesión tendrá lugar en Barcelona el próximo 26 de octubre organizada por Auren. La participación es gratuita y sujeta a disponibilidad. Nuestra intención es repetirlo en otras ciudades, ¿estás interesado?