Automatización de procesos

Desde hace meses, hablar con cualquier Director de automatizar un proceso, sea industrial o administrativo, es una conversación que acaba en pocos segundos: “No tenemos presupuesto”.
Y da igual el que se demuestre la rentabilidad de la inversión, vivimos en un mundo en el que “Cash is King” (La tesorería es el rey). La rentabilidad no importa. Simplemente no hay partida presupuestaria, no hay automatización.

Continuamente me acuerdo de la diferente visión que me trasmitieron en Japón a finales de los 90 cuando conocí entre otros a los senseis Iwata y Nakao de Shingijutsu. En occidente la automatización es invertir en robots, automatismos y máquinas caras. Es fundamentalmente un proceso de análisis de retorno del capital invertido. Para ellos es un proceso de ingeniería en el que hay que seguir una secuencia, cuyo resultado final puede que sea la eliminación de la mano de obra, o no:

1. Automatizar el proceso: se trata de sustituir el proceso manual por una máquina elemental que realiza el trabajo. Por ejemplo si el trabajo a realizar es un taladro en una pieza de madera, el primer nivel de automatización es utilizar un taladro eléctrico en lugar de un berbiquí. 
2. Automatizar la sujeción: en este nivel debemos eliminar la sujeción manual tanto para el taladro como para la pieza y utilizar una sujeción automática.
3. Automatizar la parada: al finalizar el trabajo se retira la herramienta, se detiene el movimiento, se libera la pieza. Este es el paso que permitirá que el operario pueda abandonar la máquina durante el proceso con la seguridad de que la parada se producirá de la forma adecuada (si la broca sigue girando dentro de la madera, eventualmente producirá un calentamiento y la quemará). 
4. Automatizar la expulsión: la pieza se expulsa de manera automática sin daños. Dejando el área libre para cargar la nueva pieza.

Este es el punto en el que se puede organizar una línea CHAKU – CHAKU (descarga – carga). En esta configuración, la máquina realiza de forma automática la expulsión de la pieza, el operario vendrá del proceso anterior con una pieza en su mano derecha y la colocará con la precisión debida en su soporte retirando con la mano izquierda la pieza expulsada. Puede inspeccionar el resultado y caminar a la siguiente máquina mientras cambia la pieza de la izquierda a la derecha.
El resultado puede verse en el siguiente video:

¿Hemos llegado al final? No. Todavía queda mucho recorrido:

5. Automatizar la inspección de calidad: es el momento de asegurar 100% la calidad, de utilizar la creatividad para desarrollar Poka Yokes que aseguren que se puede pasar al paso 6 con la seguridad de no automatizar defectos.
6. Automatizar la carga: la pieza avanzará desde una posición de reposo hasta la fijación. Sólo cuando esté correctamente fijada la máquina empezará de forma automática el proceso.
7. Automatización del transfer: si hemos llegado hasta este punto, pasando la barrera del paso 5 (asegurando 100% de calidad) es el momento de conectar una máquina a la siguiente.

Ahora ya, tenemos una línea automática. Y lo que es mejor, que asegura el 100% de calidad por lo que no es necesario que una persona atienda de forma continua el proceso. En la vida real esto no ocurre así. Si queremos automatizar un proceso, buscamos un fabricante de equipos al que suponemos que conoce perfectamente nuestro proceso y nuestro producto. Le contratamos una máquina que llegue al paso 7 y pagamos por ella. El problema es que luego no cumple con las expectativas y acabamos utilizando más personas de las que esperábamos. La penalización nunca cubrirá este sobrecoste…

Aunque es difícil generalizar, mi experiencia es que la automatización sigue habitualmente el siguiente patrón:

Es decir, los grandes ahorros de Mano de Obra Directa se producen en las fases iniciales. Los grandes costes de Automatización en las fases finales. ¿Cuál es el punto óptimo de automatización para mi problema? ¿Hasta dónde debo llegar? Pero sobre todo, al avanzar en la automatización, debo recordar que no debo sobrepasar el “muro” sin resolver el problema de 100% de calidad. Volviendo a la pregunta del inicio, podré o no automatizar dependiendo del nivel al que quiera / deba llegar.

Ignacio Tornos
ignacio.tornos@mad.auren.es

¿Es posible el riesgo cero?

La gestión del riesgo y la seguridad son dos aspectos fundamentales a tratar en muchos sectores y ámbitos de la sociedad: sanidad, agroalimentario, manufactura, nuclear, medioambiente, seguridad laboral, seguridad de la información, etc.
Actualmente existe mucha regulación sobre el tema y diversas formas que ayudan a las empresas a identificar los riesgos asociados a su actividad, desde los sistemas cada vez más extendidos de comunicación de incidentes y accidentes, hasta normas y certificados (marcado CE, UNE, ISO, OHSAS, HACCP… ) para la gestión del riesgo, o los sistemas tradicionales de control del producto.

Sin embargo, algunos gestores manifiestan que necesitan herramientas prácticas y operativas para, una vez conocido en riesgo, ser capaces de minimizarlo, más allá del uso de EPI’s u otros mecanismos (listas de comprobación, protocolos de actuación ante condiciones no normales, etc.) que sólo protegen del error o reducen su impacto.

Los modelos tradicionales apuntan al control por muestreo, donde se comprueban y determinan los errores de una parte del lote. El otro día escuchando la radio recordé una forma original de poner en práctica la comprobación por muestreo. Se trata de la conocida Cláusula Van Halen.
El grupo Van Halen es una mítica banda de rock fundada en 1974 con 11 álbumes editados desde entonces y más de 90 millones de copias vendidas. Este grupo tenía fama por incorporar una cláusula particular en sus contratos: en el backstage tenía que haber un bote lleno de M&Ms pero sin M&Ms marrones.
Si no se cumplía esa cláusula podían dejar de actuar y cobrar por ello. Más allá de la anécdota, era una forma inteligente y rápida de comprobar si se cumplía con las especificaciones técnicas de los contratos (llenos de cláusulas técnicas, muy extensos y pesados de leer). Antes de cada actuación, el grupo sólo tenía que ir a mirar el bote de M&M para saber de antemano si sus especificaciones habían sido seguidas al pie de la letra. Si se encontraban con M&M marrones, era fácil pensar que tampoco se cumplían el resto de condiciones técnicas, y posiblemente habría problemas durante la actuación. Por tanto, era conveniente cancelarla.

Aunque en este caso la comprobación de una única cláusula del contrato es eficiente, en otros muchos casos el error puede pasar por alto y acabar impactando en el cliente. Nosotros, en nuestros proyectos, apostamos por evitar el error y acercarnos al riesgo cero. ¿Cómo es posible?

Para empezar, mediante la implantación de mecanismos a prueba de errores (llamados Poka Yoke), evitar el error (potencial o real) en los procesos de trabajo. Los Poka Yoke tienen su origen en el sistema de producción de Toyota pero son fácilmente replicables a cualquier sector. Son sistemas que imposibilitan de algún modo el error humano (prevención del error) o que lo resaltan para que sea fácilmente detectable.

Algunos Poka Yoke y sus niveles de control:

• Nivel 1: sistemas donde el mecanismo físico evita que se cometa el error. Es el caso de los puertos USB, que su diseño obliga a que se conecte con la polaridad correcta.
• Nivel 2: alertas que detectan el error y detienen el proceso para poder evaluar el impacto del defecto y decidir la acción a tomar. Es el caso de los mensajes informáticos cuando salimos de un programa sin guardar, o no completamos un campo correctamente en un formulario.
• Nivel 3: avisos que resaltan el error pero sin parar el proceso. Un ejemplo lo encontramos en el corrector ortográfico de los ordenadores.

Lo difícil en todos esos casos es acertar en qué puntos del proceso conviene implantar Poka Yoke y cuál es el que va a conseguir reducir el riesgo a un nuevo error.

Sin embargo, para acercarnos al riesgo cero es necesario algo más que herramientas (Poka Yoke u otras igualmente válidas). Es necesario crear una cultura del riesgo cero. Nosotros apostamos por el modelo Lean, como filosofía innovadora que permite enfocar la gestión del riesgo hacia lo verdaderamente importante (el valor al cliente), y así conseguir reducir los errores y despilfarros de los procesos.

El modelo Lean cuenta con un conjunto de métodos y herramientas que nos permiten identificar la verdadera causa raíz de los errores (no su efecto) y nos dan metodologías claras para solucionar cada uno de estos problemas. Aquí es donde cobran importancia conceptos como KAIZEN, GEMBA, MÉTODO CIENTÍFICO, etc. Además, consigue resultados sostenibles en el tiempo, gracias a la implicación de los profesionales y a la estandarización de los procesos y entornos de trabajo. Esto es lo que verdaderamente puede ayudar al cambio de los pequeños hábitos y conseguir así el cambio cultural hacia el riesgo cero.

Os propongo que penséis en algún olvido o distracción que hayáis tenido en los últimos días. ¿Cómo podríais haberlo evitado? Desde pequeños aprendemos diversos trucos: anotaciones en las manos, el cambio de reloj de muñeca, un post-it colocado estratégicamente, etc… el problema es que llega un punto en el que nos llenamos de “avisos” y nos acostumbramos a vivir rodeado de ellos, y entonces pierden su eficacia. Por lo tanto, un consejo, haced un buen ejercicio de diagnóstico y reflexión antes de llenar los procesos de sistemas a prueba de errores y defectos.

Emma Giralt
EGiralt@vlc.auren.es

Auren publica su Memoria Corporativa 2012

Auren presenta su Memoria de Responsabilidad Social Corporativa relativa al 2012 que recoge todas las acciones e iniciativas más relevantes llevadas a cabo en los últimos años.

El documento resalta valores como la proximidad con sus clientes a través de un conjunto de oficinas de ámbito nacional y con la participación en un mercado global, y la vocación de Auren de ofrecer eficacia y calidad en servicios avanzados de gestión, innovando de forma continua, para que la empresa cumpla con sus obligaciones.

Entre las informaciones destacadas podéis encontrar un artículo sobre las filosofía Lean y los resultados que puede obtener una organización adoptando esta forma de pensar, escrito por nuestro Socio Director Ignacio Tornos.
En el área de Mejora de la productividad de Auren ofrecemos servicios de diagnóstico de las oportunidades de mejora de la productividad, tanto en empresas industriales como de servicios. Implantación de las mejoras identificadas, incluyendo la formación y capacitación del personal y el seguimiento de los resultados.

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El Nou Hospital Evangèlic apuesta en el método Lean para mejorar su organización

El Nou Hospital Evangèlic, hospital sociosanitario de Barcelona, ha establecido un acuerdo de colaboración con Auren para promover la mejora continua en su organización a través de la aplicación del modelo Lean en sus procesos y encaminarse así hacia la excelencia.

A través de varias acciones formativas y de mejora, se ha apostado por la implicación del personal como piedra angular de la excelencia. En este sentido, se ha trabajado para formar y orientar a un equipo de profesionales en la búsqueda de oportunidades de mejora relacionadas con su trabajo diario.
Actualmente se están desarrollando diferentes acciones que contribuirán a solucionar algunos problemas detectados en las fases de diagnóstico y a mejorar los procesos de la organización para ofrecer a los pacientes servicios sanitarios y sociales de calidad.

Gracias a las herramientas Lean se puede mejorar la seguridad del paciente, la calidad del asistencial y reducir los tiempos de los procesos innecesarios y las esperas, eliminando sistemáticamente las actividades que no aportan valor y optimizando los costes.

Desde el equipo Lean de Auren queremos agradecer al Nou Hospital Evangèlic por la noticia publicada en el newsletter de este mes de abril.

Celebra con nosotros el día del libro

Hoy se conmemora en todo el mundo el “Día internacional del libro y del derecho de autor”, en diferentes capitales mundiales se realizan actividades culturales relacionadas con el mundo de los libros.

Cataluña también está de fiesta porque celebra una de sus jornadas más populares, la festividad de Sant Jordi, nacida de una antigua leyenda tradicional que hoy en día se conoce como la fiesta del libro y de la rosa. En Barcelona, las calles se llenan de paradas de librerías y editoriales en las que los lectores tienen la oportunidad de encontrarse con sus autores favoritos.

Nosotros también queremos sumarnos a esta celebración y regalar a los lectores de Lean Auren nuestro segundo ebook, donde hemos recogido las entradas publicadas en el blog en este último año.

Como el Día del Libro es una gran ocasión para regalar imaginación, cultura, historias, sabiduría…nosotros también os queremos transmitir todo lo que hemos aprendido en nuestro trabajo y los beneficios de la cultura Lean, como cultura del cambio y de la mejora continua.

Podéis descargar de forma gratuita el ebook en nuestra página de Artículos y Publicaciones.

¡Feliz Sant Jordi y Feliz día del libro!

El equipo de Lean Auren
@leanauren

Auren participa en el 15º Congreso de la Asociación Española de Gestión de Riesgos Sanitarios y Seguridad del Paciente (AEGRIS)

Santiago de Compostela acogerá del 11 al 13 de abril el 15º Congreso de la Asociación Española de Gestión de Riesgos Sanitarios y Seguridad del Paciente (AEGRIS), bajo el lema “Nuevas orientaciones en gestión del riesgo sanitario”.

Cerca de 200 expertos relacionados con la seguridad del paciente y la gestión de riesgos sanitarios de toda España, abordarán temas como la innovación en la seguridad del paciente, el papel de la enfermería en la gestión de riesgos, el uso de las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión del riesgo sanitario, el riesgo sanitario sostenible o la mediación en conflictos sanitarios.

Auren estará presente en una de las cinco mesas redondas previstas, con una ponencia sobre “Kaizen, ¿es posible el riesgo CERO?”. Los beneficios de esta herramienta están reconocidos para alcanzar mejoras continuas rápidas, pequeñas, baratas y que generan grandes resultados que se pueden mantener en el tiempo.

AEGRIS nació en el 1998 y ha sido pionera en el tema de la seguridad de los pacientes en nuestro país. La asociación tiene como misión cultivar y fomentar el estudio y el mejor conocimiento de las materias relacionadas con la Gestión de Riesgos Sanitarios, facilitar el ejercicio de estas actividades a sus miembros, así como su desarrollo profesional, la formación continua de los mismos, promover contactos e intercambios profesionales y realizar cualquier tipo de actividades que contribuyan a la mejora de la calidad de los Servicios Sanitarios en el Estado Español y a la seguridad de los Usuarios y Profesionales de los Servicios Sanitarios.

Descarga el programa completo

Aplicar las 5S en el entorno familiar

El método 5S es una de las herramientas Lean con los principios más fáciles de entender. Es un método aplicable a cualquier entorno de trabajo, fábrica, oficinas, hospitales, escuelas… que ayuda a mantener el orden y la limpieza de manera continua.

¿Habéis pensado que esta disciplina puede tener aplicación también en nuestra casa sobre todo con nuestros niños? Cuantas veces nos agobiamos por el desorden del cuarto de los niños, con la montaña de juguetes, la ropa tirada por el suelo, el material de deporte…
Inculcar a los niños los principios de las 5S les ayudará desde pequeños a desarrollar habilidades de organización y convertirlas en hábitos diarios.

1 CLASIFICAR (SORT)
¿Cuántos espacios en nuestra casa tenemos saturados de juguetes de nuestros hijos? Muchos de estos juguetes ya no los utilizan y están allí ocupando espacio y provocando desorden. El primer paso será separar las cosas que se usan habitualmente de las que utilizan menos y eliminar todo lo que no es necesario. Resultará útil hacer una clasificación y establecer el estado y la utilidad de cada cosa.

2 ORDENAR (SET IN ORDER)
Una vez eliminadas las cosas innecesarias tendremos espacio para colocar bien lo que se necesita. Enseña a tu hijo que todo tiene su lugar. Tendrá que aprender a colocar y almacenar de forma ordenada y organizada sus cosas en la habitación, en los cajones o en los armarios. Este orden establecido facilitará la búsqueda, utilización y reposición de cada cosa. “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

3 LIMPIAR (SHINE)
Involucra a tu hijo en el proceso de limpieza de su habitación y enséñale a tenerla limpia. Este hábito tendrá que repetirlo de forma periódica para que la habitación no vuelva a su estado original de caos.

4 ESTANDARIZAR (STANDARDIZE)
Estandarizar de manera visual los 3 pasos anteriores. Realiza para tu hijo un proceso estandarizado de las tareas que tendrá que realizar cada día para mantener su habitación limpia y ordenada, y cuélgalo en su habitación. El control visual es un sistema de comunicación que, mediante imágenes, transmite mensajes claros y precisos que permiten conocer, ubicar y recordar normas de comportamiento. Puedes utilizar etiquetas de colores o con simbolitos para que sea más rápido y fácil para los pequeños identificar donde va casa cosa.

5 MANTENER (SUSTAIN)
Enseña a tu hijo a mantener la habitación respetando los estándares que has definido en el paso anterior. Acostúmbralo a acciones diarias, como hacerse su cama por la mañana o poner la ropa sucia en su cesto. La formación de estos hábitos ayudará al niño a ser disciplinado y a aprender a mantener en orden su habitación. Saca una foto del antes y del después para que el niño visualice los cambios.

Si lo pensamos, en realidad es algo que hacemos cada día en nuestra casa, con la diferencia de que en el caso de las 5S su aplicación es sistemática (paso a paso) y genera autodisciplina para respetar los estándares establecidos.
La implementación de las 5S es un proceso para crear y mantener seguridad, organización, limpieza y respeto del propio lugar de trabajo. Fomentar las 5S en una organización es el primer paso para estandarizar procesos de trabajo e implementar así todas las otras herramientas de mejora Lean.

Tiziana Ingrande
tiziana.ingrande@bcn.auren.es